خصائص المعلومات ودورها في اتخاذ القرارات

المصدر: الجرايدة، محمد سليمان (2004)،مقدمة في علم المعلومات التربوية،دار الرازي، عمان، الاردن، ص، 29.

عًملت بالاستناد الى محمد خشبة، نظم المعلومات المفاهيم والتكنولوجيا، المركز الدولي للدراسات والبحوث، القاهرة، 1990، ص54 ـ 57.

طرائق تقديم المعلومات

يمكن تقديم المعلومات إلى مستخدميها بطريقة يظهر فيها التحيز من قبل بعض المرسلين لها، وقد تقدم من قبل بعض المرسلين دون وجود تحيز فيها، حيث بعض الأفراد أو بعض الوحدات التنظيمية التي تمارس حقها في تحديد محتوى المعلومات، أو في تحديد الطرف المرسل إليه، أو تحديد المعلومات التي يتم تداولها داخل المنظمة، ومن وسائل ممارسة هذا الحق، تأخير إرسال المعلومة، أو تعديل المعلومة وتنقيحها، أو تقديمها بصورة متحيزة.

ومن الطرائق المستخدمة في عملية تقديم البيانات بصورة متحيزة، عملية ترتيب البيانات، وعملية تجميع البيانات وتصنيفها، إذ تؤثر عملية الترتيب أو التجميع على إدراك الفرد لأهمية البيانات، كما تؤثر عملية المقارنة التي يقوم بها الفرد بين أنواع البيانات المقدمة، كما تسبب عملية إختيار بعض البيانات، أو وضع حدود على تلك التي تقدم تحيزاً في تقديم المعلومات. (الصباح،1998: 168)

قيمة المعلومات وتكلفتها

Value and Cost - Effective

لكل جزء من الأجزاء المكونة للمعلومات التي تمّ تجميعها وتخزينها وإسترجاعها ومعالجتها وتقديمها لمستخدميها لها تكلفة، التكلفة المتعلقة بنظام الكمبيوتر، تكلفة فريق الإختصاصيين اللازمين لتجهيز المعلومات، وكثيراً ما يتبع متخذ القرارات التقدير التقريبي لقيمة المعلومات، وتعتبر المعلومات ذات قيمة فقط في حالة إحتوائها على قيم إضافية للقرار المتخذ، وبالنسبة إلى تكلفة جمع وتحليل المعلومات فهي ذات علاقة نسبية مع الدقة المطلوبة في المعلومات، والحل الذي تقدمه المعلومات مضافاً إليه طول الفترة الزمنية التي تفصل بين الحصول على المعلومات وتقديم تلك المعلومات لمستخدميها، يضاف إلى ذلك أنه كلما إرتفعت دقة المعلومات المطلوبة كلما زادت تكلفتها، وكذلك كلما أردنا معلومات مناسبة وبحلول مرضية ضمن الوقت والمكان المطلوبين، فإن ذلك يتطلب تكلفة عالية للمعلومات. (العجلوني،1997: 54)

جودة المعلومات

Qality Of Information

إن جودة المعلومات تتحدد من خلال ثلاثة أشياء هي منفعة المعلومات، ودرجة الرضا عن المعلومات، ودرجة الخطأ والتحيز فيها، ويمكن توضيح ذلك على النحو التالي:

1ـ منفعة المعلومات:

ان أي معلومة يمكن أن تقيّم من خلال المنفعة المستمدة منها، وتتمثل هذه المنفعة في عنصرين هما: صحة المعلومات، وسهولة إستخدامها، وهناك أربع منافع للمعلومات هي:

ـ منفعة شكلية Form Utility، تطابق شكل المعلومات المقدمة إلى متخذ القرار مع متطلبات متخذ القرار.

ـ منفعة زمنية Time Utility، إذا توافرت لدى متخذ القرار في الوقت الذي يحتاج اليها فيه.

ـ منفعة مكانية Place Utility، إذا أمكن الحصول عليها بسهولة، أو الوصول إليها.

ـ منفعة تملك Possession Utility، يؤثر معد المعلومات في قيمة هذه المعلومات، من خلال الرقابة التي يمارسها على عملية توزيع هذه المعلومات ونشرها في أرجاء التنظيم.

2ـ درجة الرضا عن المعلومات: Information Satisfaction

تتجدد جودة المعلومات، وكيفية إستخدامها بواسطة متخذ القرارات، أي أن جودة المعلومات تتحدد بقدرتها على تحفيز الفرد متخذ القرار ليتخذ موقفاً معيناً، كذلك بقدرتها على جعل الفرد متخذ القرار يصل الى قرارات اكثر فعالية.

3ـ الأخطاء والتحيز: Errors And Bias

هناك متخذو قرار يفضلون جودة المعلومات، على كمية المعلومات المتاحة، وتتفاوت جودة المعلومات بإختلاف الأخطاء والتحيز الموجود في هذه المعلومات، ومن السهل علاج التحيز في البيانات والمعلومات إذا تمّ إدراكه ومعرفته، وعادة يوجد أخطاء في المعلومات نتيجة ما يلي:

ـ عملية قياس غير دقيقة للبيانات، وفي جمع هذه البيانات.

ـ الفشل في إتباع طريقة صحيحة لإعداد البيانات في صورة معلومات.

ـ فقدان أجزاء من البيانات، أو إهمال بعضها بدون تشغيل.

ـ الخطأ في عملية تسجيل البيانات.

ـ إستخدام الملف الخاطئ لحفظ المعلومات,

ـ الخطأ في البرامج المستخدمة مع الحاسب لإعداد البيانات.

ـ التزوير المتعمد في البيانات.

وهناك عدة طرائق للتقليل من الأخطاء في المعلومات المتاحة للمنظمة هي:

ـ ممارسة رقابة داخلية على المعلومات، لإكتشاف الأخطاء فيها.

ـ المراجعة الداخلية والخارجية للمعلومات.

ـ إضافة درجة محددة من الثقة حول المعلومات.

ـ وضع قواعد خاصة بعملية القياس، والتجميع، والاعداد للبيانات.