ولكون رؤوس الموضوعات تعالج الأفكار والموضوعات من خلال تحليلها لفظياً قد يختلف من شخص لآخر فقد اكسبها ذلك نوع من الصعوبة وعدم الثبات في تحيد الرؤوس واختيارها وصياغتها على العكس مما تمتاز به الفهرسة الوصفية من سهولة إذ يمكن السيطرة عليها من خلال القواعد الواضحة وعلى العكس أيضا مما يمتاز به التصنيف من عرض المعرفة بشكل منظم ومنطقي، وهذا يدل على أن النظريات والقواعد التي تحكم رؤوس الموضوعات تبدو اقل تحديـدا ودقـة مـن القواعد التي تحكم وصف الكتب وتصنيفها . والصعوبات التي تعترض وضع تقنين ثابت ومتفق علية لرؤوس الموضوعات هي(35) :
1. أن رؤوس الموضوعات تعتمد على اللغة ،والمعروف أن اللغات تختلف من حيث البناء والمترادفات والمعاني فقواعد رؤوس الموضوعات التي تصلح لإحدى اللغات لا تصلح لغيرها ومن هنا لا تجد تقنيا عالميا مثلما نجده للفهرسة الوصفية .
2. أن رؤوس الموضوعات هي للدلالة أو التعبير عن الموضوعات والمعروف أن مفهوم موضوع الكتاب ليس سهلا فإذا كان من المتيسر تمييز مؤلف عن مؤلف آخر وعنوان آخر فان ذلك يبدو صعبا بالنسبة للموضوعات إذ لا يوجد موضوع مستقل استقلالا تاما وإنما تحتوي كل الموضوعات على موضوعات أخرى وهي في نفس الوقت أقسام من موضوعات اكبر ،وقد تشابكت العلاقات بين الموضوعات تشابكا كبيرا وضاعف من ذلك الأفكار الجديدة في العلوم والتكنولوجيا والتي جعلت من الصعب في بعض الأحيان الوصول إلى مصطلحات دقيقة يمكن أن تعبر عنها بوضوح وبدقة .
3. أن رؤوس الموضوعات هي بالدرجة الأولى مصطلحات والمصطلح الذي ينطبق على شيء أو فكرة سوف يختلف وفقا للسن وخلفية المستفيد ومعرفته الخاصة بالمجال الموضوعي ومهنته والمنطقة الجغرافية التي يعرش فيها ويعمل وصفة عامة بيئته الثقافية .
4. يرى البعض أن رؤوس الموضوعات فن يعتمد على الخبرة والحكم الجيد وليس علما تحكمه القواعد والقوانين ،أنها لا تخضع للتقنين لان الكثير يعتمد على حجم المكتبة واهتماماتها وخبرة الفهرس والكثير من المتغيرات الأخرى.
ونتيجة لما تقدم جاءت قوائم رؤوس الموضوعات الأجنبية والعربية متباينة في حجمها وطريقة معالجتها لرؤوس الموضوعات وفقا للغة التي ظهرت بها من جانب ووفقا لحاجات المكتبات التي أعدت لها من جانب آخر ،مما دعا المكتبات التي تبني القائمة التي تعتقد أنها تناسب احتياجات مجاميعها ومستفيديها اكثر من القوائم الأخرى .

تحديد عدد رؤوس الموضوعات للعمل الواحد

قد يعالج الكتاب موضوعا من الناحية النظرية والتطبيقية معا فإذا كانت أهميتها متساوية فان كلا الموضوعين يجب أن يظهرا في الفهرس . كما أن بعض الكتب قد تعالج الموضوع في مكان جغرافي مباشر، إضافة إلى وجود موضوع مخصص له قيمة مساوية للمكان وفي هذه الحالة يجب استخدام كلا الرأسين رأس خاص بالمكان وأخر خاص بالموضوع المخصص(36).ومن القواعد المفضلة في هذا المجال هي عدم استخدام رؤوس الموضوعات عديدة للكتاب الواحد، لان ذلك يرهق الفهرس الموضوعي برؤوس موضوعات غير ضرورية أو غير مستخدمة في أحيان كثيرة ،ولذلك ينبغي مراعاة الأمور التالية عند تحديد رؤوس الموضوعات للكتاب الواحد(37).
1. لا تدخل الكتاب تحت كل من الموضوع والشكل في أن واحد
2. لا تدخل الكتاب تحت المكان والموضوع معا عندما يكون الموضوع ليس ذا علاقة مباشرة بالمكان .
3. لا تدخل الكتاب تحت كل من الرأس العام والمخصص.
4. لا تدخل الكتاب تحت الموضوع وكذلك تحت نوع القراء الذي اعد الكتاب لأجلهم ،وإنما يدخل تحت الموضوع فقط.
5. لا تدخل الأحداث الجارية التي تعقد في مكان محدد تحت الحدث والمكان معا ، مثل صوف الألعاب الأولمبية التي عقدت في فرنسا إذ ينبغي إدخالها تحت الألعاب الاولمبيه-دورات- 1896- وليس تحت فرنسا وأذ أريد إدخال المكان فيدخل تحت الرياضة – فرنسا – الألعاب الأولمبية .
أن النتائج التي تتمخض عن تحديد عدد كبير من رؤوس الموضوعات للعمل الواحد هي(38).
1. تضخم الفهرس ،إذ ما دامت المكتبة تستخدم الفهرس البطاقي فان هذا الفهرس سيتضخم على مرور الزمن إذا ما استخدم عدد اكبر من رؤوس الموضوعات للعمل الواحد ،هذا فضلا عن صعوبة استخدام الفهرس من ناحية أخرى، وكلاهما سيؤديان إلى مردودات اقتصادية ذات كلفة عالية تتعلق بكلفة الإدامة والترتيب والمراجعة كما يؤدي إلى إرباك المستفيد وضياع وقته عندما يتحرك من نقطة إلى أخرى ومن درج إلى آخر .
2. زيادة كلفة فهرسة الكتاب الواحد :على الرغم من أن زيادة عدد المداخل الموضوعية للعمل الواحد يتيح للمستفيد في كثير من الأحيان الوصول إلى اكبر عدد من المواد المكتبية ،إلا أن ذلك يؤدي بالمقابل إلى زيادة كلفة فهرسة الكتاب الواحد إذا ما اعد له عدد اكبر من مداخل رؤوس الموضوعات .وقد ساعد استخدام البيانات المقروءة آليا على تقليل مثل هذا الجهد والكلفة وأصبح بالإمكان تحديد العدد الذي يحتاجه الكتاب بغض النظر عن كون هذا العدد كبيرا. والنهج المتبع في مكتبة الكونجرس يعد عقد الثمانينات هو محاولة التقليل من هذه المداخل الموضوعية للكتاب الواحد .