يتم تسجيل الشكوى عن طريق كتابة تفاصيلها بدقة بعد قراءتها والالتزام بالخطوات التالية :

1- دراسة الشكوى دراسة جيدة قبل إعداد التقرير ، واقتراح الحلول لها .

2- إطلاع صاحب الشكوى على ما تم اتخاذه من إجراءات حيال شكواه ، وفي حال تنازله يتم توثيق ذلك خطياً وحفظها ، ما لم يكن فيها مساس بالمصلحة التعليمية أو العامة .

3- الشكوى مجهولة المصدر يتم التحقق مما جاء فيها دون إجراء التحقيق ، فإن تبين عدم صحتها فيتم حفظها ، أما إذا تم إثبات ما ورد فيها فتستكمل الإجراءات

4- في حال تبين أن الشكوى كيدية فينبغي عدم حفظها إلا في حال تنازل المدعى عليه.

5- الشكاوى إذا كانت تتعلق بقضية سلوكية أو غير أخلاقية فيتعامل معها بسرية تامة، ويتم التحقق منها دون علم المتهم، وإن ثبتت أو أصبح المدعى عليه في محل شبهة فيتعامل معها رسمياً.